Während LinkedIn voll ist mit Erfolgsgeschichten über die neuesten AI-Tools und No-Code-Plattformen für Sales Teams, wird ein kritischer Punkt systematisch ausgeblendet: Die explodierenden Kosten der Sales-Infrastruktur.
Wir bei Scalantec sehen es täglich: Unternehmen fokussieren sich auf Sales-Headcount und vergessen die Technologie-Kosten, die pro Kopf anfallen. Doch in der neuen Welt des technologiegetriebenen Vertriebs kann dieser blinde Fleck schnell zum unkalkulierbaren Kostenfaktor werden.
Die Wahrheit: Ein modernes B2B-Sales-Setup kann dich schnell mehrere tausend Euro pro Monat kosten – noch bevor der erste Euro Umsatz generiert wird.
Die wahren Kosten des modernen Sales-Stacks
Die Clay-Falle – Ein Paradebeispiel
Nehmen wir Clay als Beispiel – das Tool, das wir selbst täglich nutzen und lieben. Auf den ersten Blick scheinen die Preise überschaubar. Doch die Realität sieht anders aus:
- Für ernsthaftes B2B-Outbound werden die Credits im Starter-Plan innerhalb weniger Tage aufgebraucht
- Erst ab etwa 800€ monatlicher Fixkosten wird es mit dem Pro-Plan kosteneffizient
- Die meisten Unternehmen unterschätzen ihren Credit-Verbrauch dramatisch
Was in den Pitches der Sales-Tools oft untergeht: Die laufenden Kosten steigen mit deinem Erfolg. Je mehr Leads du generierst, desto teurer wird die Infrastruktur.
Der vollständige Stack – Die wahre Kostentabelle
Der Agentur-Vorteil: Warum Outsourcing oft günstiger ist
Hier kommt der entscheidende Punkt ins Spiel: Eine spezialisierte Outbound-Agentur wie Scalantec verteilt diese Infrastrukturkosten auf alle Kunden.
Ein reales Beispiel:
Einer unserer Kunden aus dem Logistik-Tech-Bereich kalkulierte ursprünglich:
- Inhouse-Setup: 5 FTE Sales Development Reps (25.000€ monatlich inkl. Nebenkosten)
- Plus Sales-Tools (geschätzt 1.000€ monatlich)
Die Realität nach 3 Monaten:
- Tatsächliche Tool-Kosten: 2.950€ monatlich (1.200€ Clay + 500€ E-Mail-Automatisierung + 100€ E-Mail-Validierung + 350€ KI-APIs + 100€ Web-Scraping + 100€ Sales Intelligence + 100€ E-Mail-Domain-Provider)
- Ineffiziente Nutzung durch fehlende Expertise
- Deutlich weniger Meetings als erwartet
Nach dem Switch zu Scalantec:
- Vergleichbare monatliche Gesamtkosten
- 3x mehr qualifizierte Meetings
- Keine versteckten Toolkosten oder Überraschungen
Der Grund: Wir nutzen denselben Tech-Stack für mehrere Kunden gleichzeitig – und haben die Expertise, ihn optimal einzusetzen.
Hybride Modelle: Das Beste aus beiden Welten
Für viele unserer Kunden haben wir ein hybrides Setup entwickelt, das die Vorteile beider Ansätze kombiniert. Der Kunde nutzt seinen eigenen Clay-Account und behält so die volle Kontrolle über die Datenorchestrierung, während wir unsere umfangreichen Datenbanken und zusätzlichen Tools über APIs anschließen.
Dadurch spart sich der Kunde die hohen Fixkosten für spezialisierte Datentools, während er gleichzeitig die Hoheit über seine Daten behält. Dieses Modell hat sich besonders bei Unternehmen bewährt, die bereits Erfahrung mit Clay haben, aber von der Expertise und den gebündelten Ressourcen einer spezialisierten Agentur profitieren möchten.
Ferrari mieten statt kaufen: Die neue Sales-Logik
Die treffendste Analogie kommt von einem unserer Kunden: "Es ist wie mit einem Ferrari. Ich kann mir alle Werkzeuge kaufen, um ihn zu warten – oder ich miete mich einfach in eine professionelle Garage ein, wenn ich ihn brauche."
Diese Logik erklärt, warum immer mehr B2B-Unternehmen ihre Outbound-Aktivitäten outsourcen:
- Kostenteilung: Die Infrastrukturkosten werden auf mehrere Kunden verteilt
- Expertise-Vorteil: Spezialisierte Teams wissen genau, wie die Tools optimal eingesetzt werden
- Skalierbarkeit: Schnelles Hoch- und Runterfahren ohne langfristige Bindungen
- Aktualität: Ständiger Zugang zu den neuesten Tools ohne eigene Evaluierung
Die Make-or-Buy-Entscheidung: Wann sich der eigene Stack lohnt
Bedeutet das, dass kein Unternehmen mehr seinen eigenen Sales-Stack aufbauen sollte? Nicht unbedingt. Es gibt Szenarien, in denen sich die Investition lohnt:
- Bei hochspezialisierten Nischen, die sehr spezifische Tools erfordern
- Wenn Sales-Technologie ein strategischer Wettbewerbsvorteil ist
Für alle anderen – insbesondere Scale-ups und Mittelständler mit limitierter Technologie-Expertise – ist das Outsourcing oder zumindest ein hybrides Modell oft die kostengünstigere Option.
Drei Strategien für kosteneffiziente Sales-Infrastruktur
Unabhängig davon, welchen Weg du wählst, hier drei Strategien, um die Infrastrukturkosten im Griff zu behalten:
- Genaue Bedarfsanalyse: Erstelle eine detaillierte Aufstellung aller benötigten Tools und deren tatsächlicher Nutzung. Viele Unternehmen kaufen Features, die sie nie nutzen.
- Hybrides Modell: Beginne mit Outsourcing, um die Tools kennenzulernen und bring dann strategische Komponenten Schritt für Schritt inhouse.
- Konsolidierung: Suche nach All-in-One-Lösungen, die mehrere Funktionen abdecken. Sie sind oft teurer als Einzeltools, aber günstiger als der komplette Stack.
Fazit: Die versteckten Kosten sichtbar machen
Der moderne B2B-Vertrieb wird immer technologieintensiver – und damit auch kostenintensiver auf der Infrastrukturseite. Die klügsten Sales-Leader machen diese verborgene Kostenfalle sichtbar und treffen bewusste Make-or-Buy-Entscheidungen.
Bei Scalantec helfen wir Unternehmen nicht nur bei der Outbound-Generierung, sondern beraten auch bei der optimalen Nutzung von Sales-Technologie – ob inhouse oder als Service.
Willst du wissen, wie dein optimaler Sales-Stack aussehen könnte und was er dich tatsächlich kosten würde? Vereinbare ein unverbindliches Gespräch – wir zeigen dir, wie du die perfekte Balance zwischen Technologie-Investition und Outsourcing findest.
Moritz Heininger ist Mitgründer von Scalantec. Er verfügt über umfassende Erfahrung in der strategischen Beratung und Führung globaler Tech-Unternehmen. Zuvor war Moritz u.a. als Managing Director bei Tink Labs (Softbank Venture), Chief Operating Officer bei Anchanto (E-Commerce-SaaS), Managing Director bei foodpanda (Rocket Internet) und Gründer von DIDIT (VC-finanziertes Zahlungsunternehmen) tätig. Seine Expertise in anwendungsbezogenen KI-Lösungen und strategischer Unternehmensführung hilft Scalantec-Kunden, ihre Go-to-Market-Strategien zu transformieren.
