Auf einen Blick

Die Herausforderung

Charles hatte ein funktionierendes Produkt, einen Kundenstamm, der kaufte, und ein CRM, das eigentlich die nächste Wachstumsphase antreiben sollte. Die Einschränkung war nicht das Lead-Volumen, sondern welche Leads priorisiert werden sollten. Das Team hatte in HubSpot eine Pipeline aus Kontakten und Accounts, aber keine funktionierende Scoring-Ebene, um hochpassende Prospects vom Rauschen zu unterscheiden. Die Vertriebsmitarbeiter verbrachten mit jedem Lead gleich viel Zeit, wodurch die Leads mit hoher Kaufabsicht genauso behandelt wurden wie die mit geringer Passung.

Kontaktdaten verloren an Aktualität. Viele Kontakte im CRM hatten ihre Rolle oder ihr Unternehmen gewechselt, und das System wusste es nicht. Outreach landete in Postfächern, in denen der genannte Kontakt seit Monaten nicht mehr gearbeitet hatte. Mit geschlossenen, verlorenen Deals waren Kontakte verknüpft, die niemand erneut ansprach.

Was Scalantec aufgebaut hat

Scalantec hat das Lead-Scoring-Modell in Charles' HubSpot von Grund auf neu gestaltet. Jeder Kontakt verfügt nun über einen Fit-Score und einen Engagement-Score, die die Priorisierung steuern, sodass die Vertriebsmitarbeiter zuerst mit den richtigen Kontakten arbeiten. Die neue Scoring-Ebene ist nahtlos in Charles' bestehende Outreach.io-Sequenzierung und das LinkedIn-Outreach mit HeyReach integriert.

Darauf aufbauend wurde eine kontinuierliche Clay-basierte Kontaktenrichment-Schicht implementiert: Erkennung von Jobwechseln, Verifizierung der aktuellen Beschäftigung, Tracking von Entscheidungsträgern sowie Validierung von E-Mail und Telefonnummer. Jeder Jobwechsel wird so zu einer Gelegenheit für erneutes Engagement statt zu einem stillen toten Lead.

Zwei LinkedIn-Reengagement-Kampagnen wurden speziell für Kontakte aufgebaut, die mit Deals verknüpft waren, die als verloren abgeschlossen wurden. Zeitkritische Verluste (Budget, Timing, keine Entscheidung) kommen oft zurück. Re-Engagement zum richtigen Zeitpunkt verwandelt ruhende Pipeline wieder in aktive Gespräche.

Die Arbeit wurde innerhalb von drei Monaten geplant, umgesetzt und übergeben. Charles betreibt das System heute selbst.

Die Zahlen

In ihren Worten

"Scalantecs tiefes technisches Wissen hat unseren Lead-Scoring-Prozess in HubSpot unglaublich reibungslos gemacht. Sie verstehen, wie man nahtlos in unseren Stack integriert. Wir buchen jetzt 50 % mehr Meetings bei demselben Lead-Flow."

Dirk Reuther, VP Marketing, Charles

Die Engineers und der Stack

Engineers: Nicolas Schell, Co-Founder & CEO von Scalantec. Ammar Kamran, Senior GTM Engineer. Durchgehend Senior Delivery, kein Account-Manager als Zwischeninstanz.

Stack: HubSpot, Outreach.io, HeyReach, Clay, Bettercontact, OpenAI, Claude.